1. Pendahuluan dan peran kami
GearPOS adalah aplikasi manajemen bengkel motor dan mobil (booking, work order, kasir, stok sparepart, karyawan dan payroll, serta laporan) yang dikelola oleh pengelola GearPOS ("kami"). Kebijakan ini berlaku untuk situs ini (https://gearmini.id/), aplikasi GearPOS untuk bengkel, panel pengelolanya, dan situs profil serta direktori bengkel kami.
Peran kami berbeda menurut jenis datanya:
- Data akun dan penagihan bengkel (pemilik dan pengguna yang mendaftar): kami bertindak sebagai pengendali data.
- Data pelanggan, kendaraan, karyawan, dan transaksi yang dimasukkan bengkel ke aplikasi: bengkel adalah pengendali datanya, dan kami hanya bertindak sebagai pemroses data atas nama bengkel, sesuai fungsi aplikasi.
Kami memproses data pribadi sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan peraturan terkait di Indonesia.
2. Data yang kami kumpulkan
a. Pengunjung situs
- Data teknis kunjungan seperti alamat IP, jenis peramban, dan halaman yang dibuka, yang tercatat di log server.
- Formulir Konsultasi gratis hanya menyusun pesan WhatsApp di perangkat Anda. Isi formulir tidak disimpan di server kami, dan baru sampai ke kami bila Anda menekan kirim di WhatsApp.
b. Akun bengkel
- Nama, nomor HP, username, dan kata sandi (kata sandi disimpan dalam bentuk hash, bukan teks asli).
- Nama bengkel, alamat, cabang, dan data profil usaha yang Anda isi.
- Data langganan dan penagihan: paket, jumlah cabang, nomor dan nominal invoice, rekening tujuan yang dipilih, serta penanda bahwa Anda telah melaporkan pembayaran. Kami tidak menyimpan nomor kartu. Pembayaran saat ini dilakukan dengan transfer bank manual.
c. Data yang dimasukkan bengkel ke aplikasi
- Pelanggan: nama, nomor HP, email, alamat, jenis pelanggan, batas kredit, dan catatan.
- Kendaraan: nomor polisi, merek, model, tahun, warna, nomor rangka dan mesin, odometer, catatan, dan foto.
- Transaksi dan operasional: work order, estimasi, penjualan, pembayaran, piutang dan utang, stok, pemasok, dan laporan keuangan.
- Karyawan: nama, nomor HP, foto, jabatan, gaji pokok, komisi, rekening bank untuk penggajian, presensi, cuti, lembur, dan slip gaji.
d. Data teknis di dalam aplikasi
- Alamat IP (dipakai membatasi percobaan login berulang) dan sesi login.
- Log aktivitas: siapa melakukan perubahan apa dan kapan. Log ini dapat dilihat pemilik bengkel dan dihapus otomatis setelah 7 hari.
Kami tidak melacak lokasi GPS pengguna aplikasi di latar belakang dan tidak memakai cookie iklan. Lokasi hanya dibaca sesaat ketika Anda menekan tombol tertentu: Terdekat dari saya di GearHub (bagian 12), serta Absen Masuk/Pulang dan Lokasi saya di aplikasi GearPOS (bagian 13).
3. Cara kami menggunakan data
- Menyediakan, menjalankan, dan memelihara aplikasi sesuai paket yang dipilih bengkel.
- Membuat dan memverifikasi akun, mengamankan login, serta mencegah penyalahgunaan.
- Menerbitkan invoice, memverifikasi pembayaran, dan mengatur masa aktif langganan.
- Mengirim pemberitahuan layanan, misalnya invoice, jatuh tempo, atau batas paket yang mendekati penuh.
- Memberi dukungan lewat WhatsApp dan memperbaiki kualitas aplikasi.
- Memenuhi kewajiban hukum yang berlaku.
Kami tidak menjual data pribadi dan tidak memakai data pelanggan bengkel untuk kepentingan pemasaran kami sendiri.
4. Direktori bengkel publik
Kami menyediakan direktori yang membantu pengguna mencari bengkel berdasarkan kota dan merek. Daftar ini berisi bengkel yang sudah memakai GearPOS serta bengkel yang informasinya bersumber dari data usaha yang tersedia untuk umum (misalnya di peta daring): nama usaha, kategori, alamat, nomor telepon usaha, dan koordinat lokasi.
- Pemilik bengkel dapat meminta perubahan atau penghapusan data usahanya dari direktori kapan saja lewat kontak di bawah.
- Bengkel yang sudah terdaftar dapat menyembunyikan dirinya dari direktori melalui pengaturan di aplikasi.
- Pemilik bengkel dapat mengklaim listing bengkelnya dengan mendaftar, sehingga data listing tersebut menjadi bagian dari akunnya.
5. Berbagi data dengan pihak lain
Kami hanya membagikan data seperlunya kepada penyedia layanan yang membantu operasional kami, dan tidak lebih dari yang dibutuhkan untuk fungsinya:
- Penyedia hosting dan server tempat aplikasi dan basis data berjalan.
- Layanan pengiriman pesan WhatsApp yang kami pakai untuk pemberitahuan internal tim kami, misalnya saat ada bengkel baru mendaftar atau membeli paket. Isinya terbatas pada informasi pendaftaran dan langganan.
- Google Fonts: saat halaman situs ini dimuat, peramban Anda mengambil huruf dari Google sehingga alamat IP Anda diterima Google.
- Peta dan rute Google Maps: hanya bila bengkel menampilkannya di profil publiknya atau Anda membuka tautan rute.
- Otoritas yang berwenang, apabila diwajibkan oleh hukum atau putusan yang sah.
Data tiap bengkel dipisahkan dari bengkel lain dalam sistem. Bengkel hanya dapat melihat data miliknya sendiri.
6. Cookie dan penyimpanan lokal
- Cookie sesi: menjaga Anda tetap login selama memakai aplikasi. Wajib agar aplikasi berfungsi.
- Cookie "Tetap masuk di perangkat ini": hanya dipasang bila Anda mencentangnya saat login, dan dapat dihapus dengan keluar (logout).
- Penyimpanan lokal peramban: menyimpan preferensi tampilan seperti warna tema dan ukuran tampilan.
Situs pemasaran ini tidak memasang cookie pelacak, analitik, atau iklan. Bila kelak kami menambahkannya, kebijakan ini akan diperbarui lebih dulu.
7. Keamanan data
- Koneksi ke situs dan aplikasi memakai HTTPS.
- Kata sandi disimpan sebagai hash. Kami tidak dapat membaca kata sandi Anda.
- Hak akses berbasis peran: karyawan hanya dapat membuka menu yang diizinkan pemilik bengkel.
- Pembatasan percobaan login dan perlindungan terhadap permintaan palsu (CSRF).
- Data antar bengkel dipisahkan, dan perubahan penting dicatat di log aktivitas.
Tidak ada sistem yang sepenuhnya kebal. Jaga kerahasiaan kata sandi Anda dan segera hubungi kami bila menduga akun disalahgunakan.
8. Lama penyimpanan data
- Data akun dan data operasional bengkel disimpan selama akun aktif, agar riwayat servis, transaksi, dan laporan tetap dapat diakses.
- Data penagihan dapat kami simpan sesuai kebutuhan pembukuan dan kewajiban hukum.
- Log aktivitas di dalam aplikasi dihapus otomatis setelah 7 hari.
- Setelah akun dibatalkan, pemilik dapat meminta penghapusan data. Data yang wajib kami simpan menurut hukum akan disimpan sebatas waktu yang diwajibkan.
9. Hak Anda atas data pribadi
Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:
- mengetahui dan mengakses data pribadi Anda yang kami proses;
- meminta perbaikan data yang keliru atau tidak lengkap;
- meminta penghapusan atau pengakhiran pemrosesan data, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum;
- menarik persetujuan yang pernah diberikan;
- mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu; dan
- meminta salinan data Anda.
Untuk menghapus akun, lihat halaman Hapus Akun. Untuk permintaan lain, ajukan lewat kontak di bawah. Kami akan memverifikasi identitas Anda lebih dulu dan berusaha menjawab dalam waktu yang wajar. Bila data Anda dimasukkan oleh sebuah bengkel (misalnya Anda pelanggan bengkel), permintaan sebaiknya diajukan ke bengkel tersebut, karena bengkel adalah pengendali datanya. Kami akan membantu bengkel menindaklanjutinya.
10. Tanggung jawab bengkel terhadap data pelanggannya
Bengkel yang memakai GearPOS bertanggung jawab memiliki dasar yang sah untuk mencatat data pelanggan dan karyawannya, memberi tahu mereka bahwa datanya diproses, dan hanya memasukkan data yang memang dibutuhkan. Pemilik bengkel juga bertanggung jawab mengelola hak akses karyawannya dan menonaktifkan akun karyawan yang sudah tidak bekerja.
11. Aplikasi GearSales (partner sales)
GearSales adalah aplikasi Android untuk partner sales freelance program referral GearPOS (situs sales.gearmini.id). Untuk aplikasi dan situs ini, kami bertindak sebagai pengendali data.
a. Data yang kami kumpulkan
- Data akun: nama lengkap dan nomor WhatsApp yang Anda daftarkan, serta status persetujuan akun.
- Rekening pencairan (opsional): nama bank atau e-wallet, nomor rekening, dan nama pemilik rekening. Diisi hanya bila Anda ingin mencairkan komisi.
- Data program: kode dan link referral Anda, bengkel yang mendaftar lewat referral Anda (nama bengkel, tanggal daftar, dan apakah sudah membayar paket), komisi (nomor invoice, paket, nilai invoice, persentase, jumlah, dan status), serta pengajuan pencairan. Anda hanya melihat nama bengkel dan statusnya, bukan data usaha, pelanggan, atau transaksi bengkel tersebut.
- Data teknis: nama dan jenis perangkat, versi aplikasi, alamat IP, dan token masuk. Kode masuk WhatsApp disimpan hanya dalam bentuk hash dan kedaluwarsa dalam 5 menit.
Aplikasi hanya memakai izin internet. GearSales tidak mengakses lokasi, kontak, kamera, galeri, atau mikrofon, tidak memakai iklan, dan tidak memakai analitik pihak ketiga.
b. Untuk apa
- Membuat dan memverifikasi akun, mengirim kode masuk lewat WhatsApp, dan menjaga keamanan akun.
- Menghitung komisi, menahan dan melepasnya sesuai aturan program, serta memproses pencairan ke rekening Anda.
- Menghubungi Anda mengenai persetujuan akun, komisi, atau pencairan, dan memenuhi kewajiban pembukuan.
c. Dengan siapa dibagikan
- Layanan pengiriman pesan WhatsApp: menerima nomor WhatsApp dan isi pesan kode masuk agar kode terkirim ke Anda. Dipakai hanya untuk tujuan itu.
- Tim kami: menerima pemberitahuan pendaftaran Anda dan memeriksa data yang perlu untuk menyetujui akun dan mentransfer komisi.
- Transfer komisi dilakukan oleh kami ke rekening yang Anda isi. Data rekening tidak dibagikan ke pihak lain selain bank atau e-wallet tujuan transfer.
Kami tidak menjual data partner sales.
d. Lama penyimpanan dan penghapusan akun
- Data akun disimpan selama akun aktif.
- Anda dapat menghapus akun kapan saja lewat aplikasi (menu Lainnya → Hapus akun) atau lewat halaman Hapus Akun. Nama, nomor HP, rekening, dan semua sesi login Anda dihapus atau dianonimkan.
- Catatan komisi dan pencairan tetap kami simpan tanpa identitas Anda (rekening pada riwayat pencairan hanya menyisakan empat digit terakhir) untuk pembukuan dan kewajiban hukum, sebatas waktu yang diwajibkan.
- Akun yang masih memiliki komisi belum selesai (ditahan, siap dicairkan, atau sedang diajukan) baru dapat dihapus setelah komisi itu selesai, agar hak Anda atas komisi tidak hilang.
12. Aplikasi GearHub (pelanggan)
GearHub adalah aplikasi Android untuk pelanggan bengkel: melihat kendaraan dan riwayat servis, serta mencari bengkel terdekat.
- Akun: nomor HP Anda menjadi identitas masuk lewat kode WhatsApp; nama bersifat opsional. Kode masuk disimpan hanya sebagai hash. Kami juga mencatat token masuk, nama perangkat, dan alamat IP untuk keamanan.
- Riwayat servis dan kendaraan: ditampilkan dari catatan bengkel yang mencatat nomor HP Anda sebagai pelanggannya. Data itu milik dan dikelola bengkel tersebut (lihat bagian 1 dan 10).
- Lokasi: hanya bila Anda menekan Terdekat dari saya dan mengizinkan akses lokasi. Koordinat dikirim ke server untuk mengurutkan bengkel menurut jarak dan tidak disimpan di basis data kami.
- Penghapusan akun: langsung dari aplikasi (tab Akun → Hapus akun) atau lewat halaman Hapus Akun. Yang dihapus: akun GearHub Anda (nomor HP dan nama), semua sesi login di semua perangkat, dan kode masuk yang tersisa. Yang tidak dihapus: catatan pelanggan, kendaraan, dan riwayat servis di bengkel, karena itu data milik bengkel (pengendali datanya); mintalah bengkel yang bersangkutan bila ingin datanya dihapus.
13. Aplikasi GearPOS (kasir dan bengkel)
GearPOS adalah aplikasi Android untuk pemilik, kasir, mekanik, dan karyawan bengkel (juga tersedia sebagai aplikasi web dan desktop). Untuk akun bengkel kami bertindak sebagai pengendali data akun dan langganan; data pelanggan, kendaraan, dan transaksi adalah milik bengkel (lihat bagian 1 dan 10).
a. Data yang diproses di aplikasi
- Akun: nama, nomor HP atau username, kata sandi (disimpan sebagai hash), peran dan hak akses, serta token masuk, nama perangkat, dan alamat IP untuk keamanan.
- Data bengkel: profil dan cabang, work order, estimasi, penjualan, pembayaran, stok, pembelian, laporan, serta data pelanggan dan kendaraan yang Anda catat (lihat bagian 2.c).
- Data karyawan: presensi, cuti, lembur, kas bon, dan slip gaji, termasuk rekening bank karyawan bila diisi pemilik untuk penggajian.
- Langganan: paket, jumlah cabang, invoice, dan penanda pembayaran. Kami tidak menyimpan nomor kartu; pembayaran dilakukan lewat transfer bank di luar aplikasi.
b. Izin perangkat
- Lokasi (hanya saat aplikasi dibuka): dibaca ketika karyawan menekan Absen Masuk/Pulang di bengkel yang mengaktifkan presensi berbasis lokasi, dan ketika pemilik menekan Lokasi saya untuk menandai titik bengkel di peta. Pada presensi kami menyimpan koordinat, akurasi, jarak ke bengkel, dan penanda lokasi palsu untuk pemeriksaan kehadiran; riwayatnya dapat dilihat pemilik bengkel. Tidak ada pelacakan di latar belakang dan izin ini opsional.
- Kamera: memindai barcode part dan memotret bukti nota pembelian. Foto yang Anda unggah (mis. bukti nota, foto kendaraan atau karyawan) disimpan di akun bengkel Anda.
- Bluetooth: menyambung ke printer struk yang sudah dipasangkan. Aplikasi tidak memindai atau menyimpan daftar perangkat di sekitar.
- Penyimpanan (Android 9 ke bawah): menyimpan gambar slip gaji ke galeri atas permintaan Anda.
c. Dengan siapa dibagikan
- Layanan pengiriman pesan WhatsApp: menerima nomor tujuan dan isi pesan (mis. kode pemulihan kata sandi atau pemberitahuan) agar pesan terkirim. Dipakai hanya untuk tujuan itu.
- Penyedia infrastruktur dan penyimpanan: memproses data atas nama kami untuk menjalankan layanan.
Kami tidak menjual data pengguna dan tidak memakai iklan maupun analitik pihak ketiga di aplikasi ini.
d. Lama penyimpanan dan penghapusan akun
- Data disimpan selama akun bengkel aktif; log aktivitas dihapus otomatis setelah 7 hari (bagian 8).
- Karyawan: minta pemilik menonaktifkan atau menghapus akun Anda di menu Karyawan.
- Pemilik bengkel: ajukan penghapusan akun dan data bengkel dari aplikasi (Lainnya → Info → Hapus akun & data) atau lewat halaman Hapus Akun. Data yang wajib kami simpan menurut hukum (misalnya penagihan) disimpan sebatas waktu yang diwajibkan.
14. Anak di bawah umur
Layanan kami ditujukan untuk pelaku usaha bengkel dan tidak ditujukan bagi anak di bawah umur. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak.
15. Perubahan kebijakan
Kebijakan ini dapat kami perbarui, misalnya ketika ada fitur baru atau perubahan aturan. Tanggal "terakhir diperbarui" di bagian atas halaman menunjukkan versi yang berlaku. Untuk perubahan yang berdampak besar, kami akan memberi tahu pemilik bengkel lewat aplikasi atau WhatsApp.
16. Hubungi kami
Untuk pertanyaan, permintaan akses, perbaikan, atau penghapusan data:
- WhatsApp Customer Service: 082224344431